Docula

All-in-one Büro-Software - Ideal für kleine Dienstleister und Ich-AGs

Docula nimmt dem Dokumenten-Management den Schrecken

Lassen Sie 11 verschiedene Dokumenten-Typen vom Angebot bis hin zur Mahnung auf Knopfdruck (!) nach selbstgestalteten Dokumentenvorlagen erstellen und verwalten. Sie werden überrascht sein, wieviel Zeit man damit sparen kann.

(Klicken Sie auf das Bild, um den ScreenShot in Originalgröße zu sehen)

Alles aus einer Hand

Docula bringt alle Aufgaben, die für Gewöhnlich in einem Büro anfallen, unter einen Hut - man braucht also nicht mehr ständig mühsam zwischen MS Word, Outlook, Excel, Bildbetrachtungsprogramm, Windows Explorer, usw. hin und her zu springen. Mit Docula können Sie

• Dokumente der Typen
  
  
  • Kostenkalkulation
  • Angebot
  • Bestellung
  • Auftragsbestätigung
  • Lieferschein
  • Rechnung
  • Mahnung
  • Gutschrift und
  • Serienbrief
  
  schnell und optisch gefällig auf Knopfdruck nach benutzerdefinierten Dokumentenvorlagen erstellen. Dokumente sind die Visitenkarte Ihres Unternehmens.
  
  
• automatisch Kassenbuch führen, samt aller Rechenoperationen wie selektive Summenbildung und Profitrechnung
  
  
• empfangene und selber erstellte Dokumente übersichtlich verwalten. Die Dokumente werden dabei als Einträge in eine Datenbank gespeichert, und nicht wie sonst üblich als Dateien ins Verzeichnissystem Ihres Rechners. Der Vorteil liegt auf der Hand: Wenn Sie etwa im dritten Quartal des Jahres 2004 für das Projekt "XYZ" eine Rechnung an die Kontaktperson "Theo Bruckner" in der Firma "EnTeWe GmbH" schicken, speichern Sie die zugehörige Datei dann im Verzeichnis "EnTeWe" ab, oder im Verzeichnis "XYZ" oder im Verzeichnis "Bruckner" oder in "Quartal III 04"? Und werden Ihre Kollegen es dort auch am Jahresende noch wiederfinden können? - Die Datenbank dagegen erlaubt beliebig viele Ordnungskriterien zur gleichen Zeit.
  
  
• Dokumente, die Sie in Papierform von Ihren Geschäftspartnern empfangen, können eingescannt und dann ebenfalls in der Datenbank verwaltet werden
  
  
• eMails verschicken, empfangen, und Kunden und Projekten zuordnen
  
  
• Arbeit im Team: Netzwerkfähig durch zentrale Datenbank mit Benutzerverwaltung
  
  
• Praxisorientierte Hilfe: Nicht Stichworte, sondern Arbeitsabläufe Schritt für Schritt erklärt
  
  
• BackUp-Funktionen erzeugen Datenbank-Archive und beugen so Datenverlusten vor
  
  
• Schnittstelle für Daten-Import und -Export von bwz. nach außerhalb von Docula vorhanden
  
  
• Für Schweizer und Österreicher besonders wichtig: Im Gegensatz zu einigen anderen deutschsprachigen Büro-Lösungen sind Steuersätze und Währung hier frei definierbar, also nicht auf die deutschen Mehrwertsteuersätze und den Euro festgelegt.
  

An welche Benutzer richtet sich Docula?

Eigentlich kann jedes Büro auf der Welt Docula gebrauchen, ganz besonders aber kleinere Unternehmen und Ich-AGs aus dem Dienstleistungsbereich, die Leistungen anbieten, die individuell auf den jeweiligen Kunden zugeschnitten sind, und nicht normierte Waren, die immer und für alle Kunden gleich sind. Warum das so ist, läßt sich leicht an einem Beispiel erläutern:

Docula erlaubt Ihnen nicht nur, Dienstleistungen und Waren zu definieren, die Ihre Firma Ihren Kunden zu einem bestimmten Preis pro Maßeinheit anbietet, sondern darüber hinaus auch eine beliebig formatierbare, beliebig ausführliche Spezifikation der erbrachten bzw. zu erbringenden Dienstleistung für diesen bestimmten Einzelfall, also z.B. wo, wann und von wem was genau auf welche Weise unter welchen Umständen mit welchen Zielsetzungen geleistet wurde.

Wenn Ihre Firma z.B. in der Unternehmensberatung tätig ist, würde eine Ihrer Dienstleistungen etwa lauten: "Beratungstätigkeit"- und deren Maßeinheit z.B. "Viertelstunden".

Der Preis einer solchen Viertelstunde Beratungstätigkeit hängt nun nicht davon ab, ob Ihr Mitarbeiter Volkmar Wiese am Donnerstag Vormittag über Devisenkursschwankungen referiert oder der Mitarbeiter Markus Wittmann am Montag Nachmittag über Kapitalanlagen informiert.

Die Dienstleistung "Beratungstätigkeit" bleibt immer die Dienstleistung "Beratungstätigkeit" - nichtsdestotrotz möchte Ihr Kunde natürlich z.B. auf seiner Rechnung eine genaue Spezifikation dessen finden, was Sie ihm in Rechnung stellen, d.h. in diesem Fall z.B. wo und wann diese Dienstleistung auf welche Art von wem erbracht worden ist:

Dank der klaren Trennung zwischen den Daten einerseits und deren Darstellung auf dem Dokument andererseits können die Dienstleistungen und Waren samt ihrer Spezifikation im Laufe eines Projekts automatisch alle Dokumententypen von der Kostenkalkulation über das Angebot und die Auftragsbestätigung bis hin zur Rechnung durchlaufen, ohne sie kopieren oder mühsam per Hand ihre Darstellung dem Dokumententyp anpassen zu müssen.

Auch sehr wichtig: Docula wendet ganz ausdrücklich auch an das Riesenheer der Computer-Laien. Keiner gibt das gerne öffentlich zu, aber der Umgang mit komplexen Computer-Programmen stellt oft schlichtwegs zu hohe Ansprüche an die Benutzer - insbesondere an solche, die in ihrem Beruf eben nicht 8 Stunden täglich lernend vor dem Rechner verbringen können, aber ihre Rechnungen und ihr Kassenbuch dennoch nicht mit der Hand schreiben wollen.

Docula kommt dem Benutzer entgegen:

• weitgehender Verzicht auf verwirrende und verunsichernde Spezialisten-Funktionalität
  
  
• das Modulsystem erlaubt nur ein geöffnetes Modulfenster zu einer Zeit, und unterbindet damit verwirrende "Fenster über Fenstern über Fenstern", so daß der Benutzer immer genau weiß, "wo er gerade ist"
  
  
• einfache, intuitive Benutzerführung, z.B. durch Signalfarben
  
  
• große "Duplo-Knöpfe" mit "sprechenden" Glyphen darauf
  
  
• fehlertolerante Bedienung
  
  
• die Hilfedatei listet nicht wie sonst üblich nur Stichworte auf, sondern führt den Benutzer Schritt für Schritt durch Arbeitsabläufe, wie er sie in der Praxis braucht.
  
  
• Die Hilfedatei wird immer im Vordergrund angezeigt, so dass der Hilfetext nicht jedesmal aus dem Sichtfeld des Benutzers verschwindet, sobald er die Anweisung im Hilfetext ausführt. Der Benutzer muss also nicht wie sonst üblich ständig mühsam zwischen dem Hilfefenster und Fenster der Anwendung hin- und herspringen

Preis:

Eine Lizenz für Docula kostet nur 69,- € einschließlich Mwst.

Preisstaffelung:

Betriebssystem:

Docula läuft ausschließlich unter Windows, nicht aber unter Mac, UNIX oder anderen Betriebssystemen.

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